Integrar el ERP con el CRM: cuándo basta un conector nativo y cuándo no
Cuando el CRM y el ERP no se hablan, el cliente, el pedido y la factura se capturan dos veces. Antes de pagar por un software de integración conviene saber qué ofrece el conector que ya trae el fabricante y qué decisiones de negocio quedan abiertas, lo uses o no.
Un vendedor cierra un pedido en el CRM y alguien lo digita de nuevo en el ERP. Facturación factura con un precio y ventas cotizó otro. Esta guía explica qué puede hacer un conector incluido por el fabricante, con el ejemplo documentado por Microsoft, y qué debe decidir la gerencia antes de conectar los dos sistemas.
Una aclaración: el único caso con fuente abierta que revisamos para esta guía es el de Business Central con Dynamics 365 Sales, en la documentación de Microsoft Learn (citada al final). Esa página no usa la palabra middleware ni compara con otras formas de integrar. Para otras combinaciones, como un ERP de SAP con un CRM de Salesforce o HubSpot, no afirmamos nada: pida al proveedor su documentación. Los criterios de decisión son criterio de Cyrrus.
¿Qué es un conector nativo?
Es una integración que el fabricante del sistema incluye y documenta, en lugar de un software de integración de un tercero. En el caso de Microsoft, la documentación indica que Business Central se integra con Dynamics 365 Sales a través de Dataverse, y que si se integra por primera vez debe hacerse por esa vía. La conexión se configura con una guía de asistente dentro de Business Central.
¿Qué datos sincroniza?
La documentación de Microsoft lista una correspondencia estándar entre tablas de los dos sistemas:
¿Su ERP y su CRM se están hablando?
Revisamos qué datos deben compartir, qué sistema manda en cada uno y si un conector del fabricante alcanza.
- Mapa de datos entre ERP y CRM
- Criterios para elegir conector o integración propia
| Business Central | Dynamics 365 Sales | Dirección |
|---|---|---|
| Artículos | Productos | En ambos sentidos |
| Grupos de precios de clientes | Listas de precios | De Business Central a Sales |
| Oportunidades | Oportunidades | En ambos sentidos |
| Facturas de venta registradas | Facturas | De Business Central a Sales |
| Pedidos de venta | Pedidos de venta | En ambos sentidos, si se activa la sincronización bidireccional |
Microsoft también describe una tarea programada que actualiza la disponibilidad de artículos cada 30 minutos y tareas de sincronización con frecuencia predeterminada de 30 minutos. Es decir, la información no se actualiza al instante: hay una frecuencia que se debe aceptar o ajustar.
¿Qué límites y condiciones declara la fuente?
Entre las condiciones que figuran en la documentación:
Hay dos formas de sincronizar pedidos de venta, la heredada (solo de Sales a Business Central) y la bidireccional, y no pueden usarse a la vez.
Los cambios hechos por la cuenta de usuario de la integración no se sincronizan, por lo que Microsoft recomienda no cambiar datos con esa cuenta.
Elegir ERP y CRM juntos
Si todavía no los ha elegido, evaluamos cómo se conectarán antes de comparar productos.
- Evaluación conjunta de ERP y CRM
- Costo total a varios años
Si se vuelve a conectar por Dataverse, se aplican los valores de sincronización predeterminados y se sobrescriben las configuraciones existentes.
Para sincronizar artículos con distintas unidades de medida hay que activar una opción aparte, y Microsoft indica que Dynamics 365 Sales no permite cambiar el grupo de unidades de un producto.
¿Qué debe decidir la gerencia, sin importar el conector?
Cinco decisiones, de criterio de Cyrrus. Primero, qué sistema manda para cada dato: el cliente, el precio, el inventario y la factura suelen tener un dueño distinto. Segundo, en qué dirección fluye cada dato. Tercero, qué frecuencia de actualización necesita el negocio: lo que el vendedor ve debe estar al día cuando cotiza. Cuarto, quién responde cuando la sincronización falla. Quinto, qué pasa con los datos duplicados o incompletos antes de conectar: un conector no los corrige.
Para el último punto, vea la guía sobre gobernanza y deduplicación de datos en el CRM.
¿Cuándo conviene mirar otra opción?
Cuando el conector del fabricante no cubre los procesos de su empresa, cuando los sistemas son de fabricantes distintos sin una integración documentada, o cuando el negocio necesita reglas que el conector no permite. En esos casos la alternativa es una integración propia o un software de integración, con su costo y su mantenimiento. Pida a cada proveedor su documentación y su lista de datos y límites, y súmelos al costo total del proyecto.
Cómo podemos ayudarle
En Cyrrus evaluamos ERP y CRM juntos, incluida la forma de conectarlos, sin vender un producto propio. Conozca la selección de CRM y la de ERP, y si todavía está comparando productos, vea qué es un CRM.
Si no sabe si un conector le alcanza, solicite una sesión de diagnóstico gratuita con nuestro equipo.
30 años en estrategia y TI: consultor de Oracle, líder de TI en PepsiCo Latinoamérica, Covidien y Coremar, y fundador de Cyrrus en 2017. MBA de la Universidad del Norte.
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