Gobernanza y deduplicación de datos en el CRM: qué decidir y qué configurar

Un mismo cliente aparece tres veces en el CRM: con el nombre completo, con una sigla y con el correo de otra persona. Cada vendedor ve una parte del historial. Esta guía explica cómo detectan duplicados dos plataformas de uso habitual, según su propia documentación, y qué debe definir la gerencia.

Una aclaración: las funciones, los límites y los requisitos vienen de la documentación de Microsoft Learn y del centro de conocimiento de HubSpot, citados al final. No revisamos la documentación de Salesforce porque su página de ayuda no se pudo abrir. Las recomendaciones de gobierno son criterio de Cyrrus.

¿Cómo detecta duplicados Dynamics 365?

Según Microsoft, las aplicaciones de Dynamics 365 Sales y Customer Service incluyen reglas de detección de duplicados predeterminadas para cuentas y contactos, pero no para otros tipos de registro. Para detectar duplicados en otros registros hay que crear reglas nuevas y activarlas.

Una regla permite elegir el tipo de registro, los campos y el criterio de comparación, por ejemplo coincidencia exacta, mismos primeros caracteres o mismos últimos caracteres, si distingue mayúsculas, si ignora los campos en blanco y si excluye los registros inactivos. Microsoft recomienda basar el criterio en un campo con valores únicos, como el correo electrónico. Se pueden publicar cinco reglas a la vez para el mismo tipo de registro base.

¿Cómo lo hace HubSpot?

¿Su CRM tiene datos en los que pueda confiar?

Revisamos cómo se capturan, se duplican y se corrigen sus datos, y diseñamos las reglas de gobierno.

• Reglas de coincidencia y de fusión
• Dueños y rutinas de calidad de datos

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HubSpot indica que compara a diario los valores de las propiedades para mostrar posibles duplicados. Por defecto, los contactos se comparan por campos como nombre, correo, teléfono, código postal y empresa, y las empresas por dominio, nombre, país, teléfono e industria. Se pueden revisar los pares uno a uno o en bloque y fusionarlos o rechazarlos. Una advertencia de HubSpot: los registros fusionados no se pueden revertir.

Según la misma página, las reglas personalizadas, el registro de auditoría y la gestión masiva en volúmenes mayores requieren su producto Data Hub, que es otra suscripción.

¿Qué debe definir la gerencia?

Cinco reglas de gobierno, de criterio de Cyrrus. Primero, un dueño: una persona responde por la calidad de los datos del CRM. Segundo, el criterio de coincidencia: qué campos hacen que dos registros sean el mismo cliente (correo, dominio, documento tributario). Tercero, quién aprueba una fusión y cuál registro prevalece, sabiendo que en HubSpot no se puede deshacer. Cuarto, qué campos son obligatorios al crear un registro y desde qué fuentes entran datos. Quinto, una rutina periódica de revisión con un indicador que alguien vea.

¿Cuándo importa más?

Limpiar antes de migrar o conectar

Preparamos los datos antes de cambiar de CRM o de conectarlo con el ERP.

• Plan de limpieza por etapas
• Criterios de qué se migra y qué no

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Antes de conectar el CRM con el ERP, porque la integración copia lo que hay, duplicados incluidos, y antes de cambiar de CRM, porque conviene decidir qué se migra. Para lo primero, vea cómo integrar ERP y CRM.

Cómo podemos ayudarle

En Cyrrus diseñamos las reglas de gobierno de datos y acompañamos la limpieza, sin vender un producto propio. Conozca la selección de CRM y la guía de qué es un CRM.

Si no sabe qué tan limpios están sus datos, solicite una sesión de diagnóstico gratuita con nuestro equipo.