Implementación de ERP con PMO: cómo gobernar el proyecto

El contrato del ERP está firmado, el integrador tiene su plan de trabajo y el fabricante su cronograma. Queda una pregunta que ningún documento del proveedor responde: quién, del lado de la empresa, responde por que el proyecto cumpla lo que el comité aprobó en alcance, tiempo y costo.

Esta guía explica qué hace una PMO en la implementación de un ERP, qué áreas debe gobernar el proyecto según la guía pública de un fabricante, quién decide qué, qué suele recortarse primero cuando el presupuesto aprieta, cómo se mide el trabajo de la PMO y qué debe decidir la dirección antes de firmar.

¿Qué hace una PMO en la implementación de un ERP?

Gobierna el proyecto. La guía de implementación de Dynamics 365 de Microsoft define el gobierno del proyecto como el marco y las técnicas que permiten conectar las metas del negocio con acciones y medidas, estructurar y planificar el proyecto, anticipar y evitar problemas, detectar y corregir riesgos, y responder a los cambios. Esa es, en la práctica, la tarea de una PMO externa en un proyecto de ERP.

La misma guía subraya algo que conviene tener presente al discutirlo en el comité: un proyecto de ERP no es solo un proyecto técnico, es un proyecto de transformación del negocio que afecta a los procesos y a las personas y es afectado por ellos. Por eso el gobierno debe involucrar al negocio y no quedarse en el equipo de sistemas.

En nuestro criterio, la diferencia práctica es esta: el integrador responde por entregar y configurar el sistema; la PMO responde ante la dirección por que el proyecto, en su conjunto, avance hacia las metas aprobadas, con un solo lugar donde se registran los riesgos, los cambios de alcance y las decisiones pendientes.

¿Qué áreas debe cubrir el gobierno de un proyecto de ERP?

La guía de Microsoft enumera seis áreas de gobierno que, según el propio documento, son relevantes para cualquier metodología de implementación. Aunque está escrita para productos de Microsoft, sirve como lista de verificación pública para revisar cualquier proyecto de ERP:

Metas del proyecto: metas claras y medibles que den dirección y enfoque, alineadas con los objetivos del negocio.

Organización del proyecto: la estructura y los roles que dan eficiencia y eficacia al proyecto.

Enfoque del proyecto: la metodología que se ajusta al alcance, la complejidad y las restricciones.

Estructuras clásicas: la gestión de cambios, de riesgos y de asuntos, y qué tan efectivas son.

Áreas clave: el diseño de la solución, las pruebas y el despliegue, que según la guía suelen recibir atención técnica pero carecer de dirección, planeación y supervisión suficientes.

Plan del proyecto: un plan bien estructurado que permita seguir y mejorar el avance y los resultados.

La guía recomienda definir el modelo de gobierno lo antes posible, de preferencia en la fase de inicio, porque determina el enfoque, la supervisión, los recursos y el plan, y revisarlo durante todo el proyecto.

¿Quién responde por el proyecto de ERP en su empresa?

Actuamos como PMO externo: planeación de recursos, roles, tiempos, costos y alcance, aprobación del comité de dirección y seguimiento de la ejecución con los actores directivos, operativos y técnicos.

• Gobierno del proyecto definido antes de firmar
• Roles y alcance detallados entre empresa e integrador

Conocer la consultoría PMO y gerencia de proyectos

¿Quién decide qué: comité de dirección y equipo de implementación?

Microsoft agrupa los roles en dos estructuras. El comité de dirección es un grupo de directivos con la autoridad para asegurar que el equipo se mantenga alineado con los indicadores: al seguir el avance, puede tomar decisiones que afectan la estrategia general, incluidos el presupuesto, los costos y la funcionalidad esperada. Suele componerse de la alta dirección y de los líderes de las áreas de negocio incluidas en el despliegue.

El equipo central de implementación ejecuta el proyecto. Según la guía, incluye gerentes de proyecto, expertos de negocio, arquitectos de solución, consultores funcionales y técnicos, desarrolladores, probadores, capacitadores, asesores de adopción y gestión del cambio, y usuarios líderes. La guía advierte que la falta de disponibilidad de alguno de estos roles puede producir retrasos, comprensión incompleta de los procesos y baja adopción.

Cuando hay un integrador externo, la guía pide que el contrato (SoW) no se quede en actividades de alto nivel: debe detallar actividades, supuestos, roles y responsabilidades, y lo que queda fuera de alcance. Describe el riesgo así: el cliente supone que el integrador hará una actividad y el integrador supone que la hará el cliente. Entre las actividades que cita están el modelado de procesos, la migración de datos, las integraciones con otros sistemas, la estrategia y ejecución de pruebas, la coordinación de las pruebas de aceptación de usuarios, el diseño de seguridad y roles, el plan y la ejecución del cambio de sistema (cutover) y la adopción y gestión del cambio.

¿Qué se recorta primero cuando el presupuesto aprieta?

La guía de estrategia de implementación de Microsoft lo dice sin rodeos: a medida que cambian el alcance y los plazos, las actividades del final del ciclo suelen quedar fuera para cumplir el presupuesto, y menciona las pruebas de desempeño, las pruebas de validación de datos, la capacitación y la gestión del cambio. Añade que esto puede afectar de forma significativa la calidad y el éxito de la implementación.

Esa es una razón concreta para tener una PMO: alguien con mandato del comité para defender esas actividades cuando el cronograma se aprieta, o para dejar documentado qué se decidió recortar y quién lo aprobó. Para entender qué más conviene presupuestar, vea cuánto cuesta implementar un ERP y los costos que suelen quedar fuera de la propuesta.

¿Cómo se mide el trabajo de la PMO?

La guía de Microsoft pide acordar, desde el inicio, indicadores concretos del éxito del proyecto y usarlos para priorizar el alcance. También pide una evaluación constante de la variación entre el presupuesto y el costo real durante todo el ciclo del proyecto.

A partir de eso, en nuestro criterio la dirección puede pedir a la PMO un tablero corto y estable, con estos puntos:

Hitos cumplidos frente al plan aprobado, y desviaciones con su causa.

Variación entre presupuesto y costo real, con la proyección al cierre.

Riesgos abiertos, cada uno con dueño, fecha y acción.

Cambios de alcance solicitados, decididos y su efecto en plazo y costo.

Disponibilidad de los dueños de proceso y de los usuarios líderes que el plan suponía.

Estado de las actividades de cierre que suelen recortarse: pruebas, validación de datos, capacitación y gestión del cambio.

Antes de implementar, elegir bien

Si todavía no ha elegido el ERP, la selección independiente de software ordena los requisitos, las propuestas y el costo total antes de comprometer el proyecto.

• Requisitos y propuestas comparables
• Costo total a varios años, no solo la licencia

Ver la selección independiente de ERP

¿Qué debe decidir la dirección antes de firmar?

Quién preside el gobierno del proyecto y quién integra el comité de dirección. Que el contrato con el integrador detalle actividades, supuestos y roles. Qué presupuesto y qué plazo se protegen para las actividades del final del proyecto. Qué indicadores medirán el éxito. Y qué metodología encaja con la cultura de la empresa: la guía de Microsoft observa que las organizaciones acostumbradas a un enfoque tradicional, como cascada, pueden necesitar más planeación de gestión del cambio para adoptar un enfoque ágil o híbrido.

Si todavía no ha elegido el ERP, conviene resolver antes esa decisión: la guía de mejores ERP para medianas empresas ordena las opciones, y la calculadora de costo total ayuda a estimar el presupuesto a varios años.

Cómo podemos ayudarle

En Cyrrus gerenciamos proyectos de tecnología, incluidos ERP, CRM y HCM, como PMO externo, bajo los lineamientos del PMBOK: planeación de recursos, roles, tiempos, costos y alcance; aprobación del comité de dirección; seguimiento de la ejecución con los actores directivos, operativos y técnicos; y monitoreo continuo del riesgo. Si antes necesita elegir la solución, nuestra selección independiente de ERP cubre requisitos, propuestas y costo total.

Para profundizar en temas relacionados: qué es una PMO, sus funciones y cuándo necesitarla, y cuándo contratar una PMO externa.