Costo total de un CRM: qué sumar además de la licencia
El precio por usuario es lo primero que se compara y rara vez es el total. Las páginas oficiales de los fabricantes ya indican qué cosas se cobran aparte; esta guía las junta y propone una forma ordenada de presupuestar.
Una empresa compara tres CRM por precio por usuario y elige el más barato. Seis meses después descubre que faltaban partidas: incorporación, funciones que se cobran aparte, integración con el ERP, capacitación. Esta guía junta lo que las propias páginas oficiales dicen que se cobra y propone cómo sumarlo.
Una aclaración: los precios son los que cada fabricante muestra en su página, consultados el 23 de octubre de 2026, en dólares de Estados Unidos, y pueden cambiar; cada página advierte que son informativos o que el precio final puede variar. Los porcentajes de implementación y capacitación no se publican, y por eso no los inventamos: los pone cada empresa con sus cotizaciones. Los criterios son de Cyrrus.
¿Qué precios publican los fabricantes?
| Fabricante y plan | Precio publicado | Condición que figura en la página |
|---|---|---|
| Salesforce Sales Cloud, Starter Suite | US$25 | Mensual o anual |
| Salesforce Sales Cloud, Pro Suite | US$100 | Facturación anual |
| Salesforce Sales Cloud, Core | US$195 | Facturación anual |
| Salesforce Sales Cloud, Advanced | US$395 | Facturación anual |
| Salesforce Sales Cloud, Max | US$550 | Facturación anual |
| Dynamics 365 Sales, Professional | US$65 | Pago anual |
| Dynamics 365 Sales, Enterprise | US$105 | Pago anual |
| Dynamics 365 Sales, Premium | US$150 | Pago anual |
| HubSpot Sales Hub, Enterprise | US$150 | Más cuota única de incorporación de US$3.500 |
HubSpot muestra también planes gratis, Starter y Professional (con una cuota única de incorporación de US$1.500), pero su página no indica con claridad qué cifra corresponde a pago mensual y cuál a anual; por eso no los incluimos en la tabla.
¿Qué costos dejan fuera esas cifras?
Presupuestar su CRM a varios años
Le ayudamos a armar el costo total con licencias, implementación, integraciones, capacitación y complementos.
- Costo total a 3 o 5 años por alternativa
- Preguntas para pedir a cada proveedor
Las propias páginas lo indican:
Salesforce: la página de precios no publica precio de implementación; menciona servicios profesionales y socios certificados. Algunos soportes se incluyen según el plan (el plan Premier de soporte viene con Core, Advanced y Max, y es un complemento para Pro Suite). Los complementos se cobran aparte: por ejemplo Agentforce for Sales desde US$125 por usuario al mes, Revenue Intelligence desde US$220 y Revenue Cloud desde US$200.
Microsoft: los Copilot Credits se venden aparte, con compra previa o pago por uso, y para usar agentes se requiere una suscripción de Azure. Sales Premium incluye 1.000 créditos por usuario. La página advierte que los precios pueden no reflejar el precio de lista real.
HubSpot: la cuota de incorporación de Professional y Enterprise no está incluida en el precio por usuario. Para algunas herramientas de calidad de datos, como la gestión masiva de duplicados y las reglas personalizadas, HubSpot indica que se necesita su Data Hub, otra suscripción.
¿Cómo se arma el costo total?
Seis partidas, de criterio de Cyrrus: licencias (usuarios por precio por 12 meses por los años del análisis), complementos y créditos, incorporación o implementación, integraciones (con el ERP y otras herramientas), capacitación y gestión del cambio, y equipo interno que administra el sistema. Estas últimas cuatro no tienen un precio publicado: se obtienen cotizando y estimando el tiempo del equipo.
Comparar sin sesgo
Evaluamos alternativas sin atarnos a un proveedor y le entregamos los supuestos de cada cálculo.
- Comparación por escenario
- Supuestos explícitos
Ejemplo ilustrativo: la cantidad de usuarios es un supuesto. Con 25 usuarios, solo las licencias de Dynamics 365 Sales Enterprise serían 25 × US$105 × 12 = US$31.500 al año, y las de Salesforce Core 25 × US$195 × 12 = US$58.500 al año. Son las cuentas de la licencia; faltan todas las demás partidas.
Para el mismo ejercicio con un ERP, vea cuánto cuesta implementar un ERP.
¿Qué debe pedir la gerencia a cada proveedor?
Cuatro cosas, de criterio de Cyrrus. Primero, la lista completa de lo que se cobra aparte del precio por usuario. Segundo, el costo de incorporación o de implementación, por escrito. Tercero, cuánto cambia el precio si el número de usuarios sube o baja. Cuarto, cómo se exportan los datos si algún día cambia de proveedor.
Cómo podemos ayudarle
En Cyrrus armamos el costo total de un CRM con sus propias cotizaciones y sin vender un producto propio. Conozca la selección de CRM, y para comparar los tres productos vea la comparativa de Salesforce, HubSpot y Dynamics 365.
Si quiere presupuestar con otra mirada, solicite una sesión de diagnóstico gratuita con nuestro equipo.
30 años en estrategia y TI: consultor de Oracle, líder de TI en PepsiCo Latinoamérica, Covidien y Coremar, y fundador de Cyrrus en 2017. MBA de la Universidad del Norte.
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